Vauhtia ravintoloiden ruokahävikin vähentämiseen-työpajan koonti
Joukko ravitsemispalvelujen ammattilaisia kokoontui maaliskuun 2023 lopussa Eurooppasaliin pohtimaan ravintoloissa tehtävän ruokahävikin vähentämistyön nykytilaa ja seuraavia askelia. Työpajaan osallistui muuan muassa vastuullisuusasiantuntijoita ja -päälliköitä, keittiöesimiehiä, kokkeja, tuotannon suunnittelijoita ja ravintoloitsijoita yhdeksästätoista eri organisaatioista sekä yksityiseltä että julkiselta sektorilta. Tapahtuma toimi starttina Luken Hävikinhallintaa ravitsemispalveluille -hankkeelle.
Luento-osuudessa Mara Ry:n terveiset ja Luken hävikkiasiaa
Tilaisuuden aluksi asiantuntija Marjaana Ingervo kertoi Matkailu- ja ravintolapalvelut Mara Ry:n terveisiä. Ingervo toi esiin, että ruokahävikin vähentäminen on tärkeää ympäristösyiden lisäksi myös liiketalouden näkökulmasta, sillä ravintolat eivät ole pystyneet siirtämään raaka-aineiden 2022-23 kohonneita kustannuksia asiakashintoihin. EK:n loppuvuodesta 2022 tekemän kyselyn mukaan vain 15 prosenttia alan yrityksistä oli onnistunut siirtämään kasvaneet kustannukset kohtalaisen hyvin asiakashintoihinsa.
Ingervo kertoi myös elintarvikealan materiaalitehokkuussitoumuksesta, joka toimii ravintoloille keinona parantaa hävikinvähentämisentyön tavoitteellisuutta ja mitattavuutta. Vapaaehtoisuuteen perustuvassa sitoumuksessa yritykset tekevät konkreettisia materiaalitehokkuustoimia ja raportoivat tuloksista vuosittain. Toimet voivat liittyä esimerkiksi menekinseurannan ja tuotannonsuunnittelun kehittämiseen tai erilaisten hinnoittelutapojen ja myyntikanavien hyödyntämiseen hävikin vähentämiseksi. Sitoumus auttaa organisaatioissa systematisoimaan työtä, jota jo tehdään materiaalitehokkuuden hyväksi.
Luken erikoistutkija Kirsi Silvennoinen luennoi ajankohtaisista ravintoloihin liittyvistä hävikkiteemoista. Silvennoinen muistutti Luken laatimasta oppaasta, jossa ohjeistaan ravintoloita elintarvikejätetietojen kirjaamiseen. Uudistunut jätelaki velvoittaa elintarvikealan toimijoita pitämään kirjaa elintarvikejätteen määristä ja käsittelystä. Luke suosittaa kirjapidon tekemistä niin, että sitä voidaan hyödyntää hävikin vähentämisessä.
Työpajassa selvitettiin hävikkityön nykytilannetta
Työpajaosuuden aluksi kysyimme fiilismittarin avulla osallistujilta, millä mielin he ovat oman organisaation hävikin vähentämisen eteen tähtäävään työhön liittyen. Tunteita nimettiin moninaisesti skaalan molemmin puolin myönteisestä kielteiseen. Yleisimmin mainittuina tunteina oli innostus, kiinnostunut ja toiveikkuus. Monen osallistujan tuntemukset olivat myös kahtalaiset: Toisaalta tunnettiin esimerkiksi turhautumista tai riittämättömyyttä, sillä hävikkiteeman nähtiin jäävän helposti kiireen ja muiden asioiden varjoon tai isojen organisaatioiden hävikkikäytäntöjen yhtenäistäminen koettiin epätoivoisen vaativaksi tehtäväksi. Toisaalta tunnettiin toiveikkuutta siitä, että käytännöt ovat ottaneet tai ottamassa monessa organisaatiossa askelia eteenpäin.
Mitä konkreettisia hävikin vähentämiseen tähtääviä toimia on jo tehty?
Työpajan keskeisenä tavoitteena oli selvittää ravintoloiden hävikinhallinnan nykytilaa. Keskustelimme ryhmissä, mitä konkreettisia hävikin vähentämiseen tähtääviä toimia on jo tehty ja mitkä asiat ravintoloissa jo toimii. Toimiviksi koetut asiat nähtiin liittyvän työtapoihin ja henkilöstön osaamiseen, ruokahävikin mittaamiseen ja seurantaan, johtamiseen ja esimiestyöhön sekä kannustamiseen ja viestintään.
Osallistujat kertoivat lukuisista esimerkeistä, joilla hävikkiä on saatu vähennettyä työtapoja muuttamalla. Näitä olivat muun muassa erävalmistus, pienempien tarjoiluastioiden vaihtaminen ruokailuajan loppua kohti sekä tilausten ja varaston tarkka seuranta. Johtaminen ja esimiestyö nähtiin myös tärkeäksi hävikkityön toimivuudessa: Osallistujat kertoivat, että asiaan tarttuminen, yhteinen tahtotila ja tavoitteiden asettaminen ovat tuoneet onnistumisia. Vastuuhenkilön nimeäminen, mittaustulosten seuraaminen ja puuttuminen epäkohtiin sekä niistä keskustelu nähtiin monessa paikkaa toimivina käytäntöinä.
Hävikin mittaaminen ja seuranta tunnistettiin tärkeäksi, jotta hävikin vähentämistoimia osattiin kohdentaa oikein. Erityisesti suurien yksityisissä ruokapalveluyrityksissä työskentelevien ryhmässä datan hyödyntäminen tuotannonsuunnittelussa koettiin onnistumiseksi. Organisaatiot olivat ottaneet tai ottamassa käyttöön erilaisia mittaus- ja kirjausmenetelmiä, joiden osalta tärkeänä pidettiin niiden toimivuutta ja yksinkertaisuutta. Vastauksissa korostui, että seurantamenetelmä ei saa olla liian monimutkainen, mutta siitä pitää saada kuitenkin irti tarvittavat tiedot vähennystyöhön ja seurantaan.
Ravitsemispalvelujen ammattilaiset näkivät sekä asiakkaiden että henkilökunnan hävikin vähentämiseen kannustuksen käyttökelpoisena keinona hävikin hallinnassa. Varsinkin asiakkaille suunnatut tempaukset ja kampanjat, kuten oppilaille suunnatut hävikinseurantaviikot, nähtiin toimivina. Ylijääneen mutta edelleen syömäkelpoisen ruoan myynti tai uudelleen tarjoilu sai useita mainintoja onnistumisista. Ylijäänyttä ruokaa kerrottiin tarjottavan toimivasti uudelleen ”jokeri-” tai ”bonusruokana”. Ruokaa myös myytiin rasioissa tai lahjoitettiin ruokapankeille onnistuneesti.
Konkreettiset haasteet hävikin vähentämisessä
Pyysimme ravitsemispalvelujen ammattilaisia myös kertomaan konkreettisten esimerkkien kautta, millaisia haasteita hävikin vähentämisessä organisaatioissa tällä hetkellä on. Ymmärrettävästi ammattilaisten vastaukset vaihtelivat siten, että sama asia mainittiin toisten vastaajien osalta haasteena ja toisten osalta onnistumisena.
Vaikka hävikin mittaus ja seuranta koettiin useimmissa paikoissa kehittyneen eteenpäin, liittyi niihin edelleen myös paljon haasteita. Osallistujat kertoivat vaikeuksista liittyen mittauksen epätarkkuuteen tai organisaation sisäisten mittaustapojen kirjavuuteen, mittaamisen työläyteen, henkilökunnan osaamiseen ja eri hävikkilajien erotteluun punnitusta varten. Dataan ja seurantaan liittyen mainittiin useita erinäisiä puutteita, esimerkiksi jokin hävikkijae, kuten varastohävikki, keittiöhävikki, reklamaatiot tai dieettiruoat, jäävät mittauksen ulkopuolelle. Lisäksi kaivattiin parempaa tulosten analysointia. Vaakojen puute ja ohjelmistojen isot kustannukset mainittiin myös haasteena.
Menekin ja ruokailijamäärän ennakoiminen ja siitä syntyvä ruoan ylivalmistus kuvatiin useissa organisaatioissa yhä haasteeksi. Taustalla kerrottiin vaikuttavan henkilökunnan pelko ruoan loppumisesta. Pienet varastotilat vaikeuttavat ylijääneen ruoan säilytystä ja tarjoamista uudelleen. Parantamisen varaa nähtiin niin ikään henkilökunnan perehdytyksessä ja motivoinnissa hävikinhallintaan. Työpajaan osallistujat kertoivat, että henkilökunnan kannustukseen olisi hyvä liittyä myös palkitsemista onnistumisista.
Askelia eteenpäin: Mikä koetaan tärkeimmäksi tehdä seuraavaksi?
Keskustelu jatkui ryhmissä siitä, mitä organisaatioissa pitäisi tehdä seuraavaksi hävikin vähentämiseksi. Pyysimme ensin ravitsemispalvelujen ammattilaisia ideoimaan ja pohtimaan keinoja oman organisaation tarpeista käsin. Tämän jälkeen osallistujia pyydettiin valitsemaan ideoista tärkeimmät. Osallistujien vastauksista ei hahmottunut yhtä kehityskohdetta ylitse muiden, mutta useimmin mainitut kehityskohdat liittyivät seuraavan kolmen teeman ympärille: yhteistyön kehittämiseen sidosryhmien kanssa, henkilökunnan motivointiin sekä seurannan kehittämiseen ja uusiin työkaluihin datan keräämiseen ja hyödyntämiseen.
Ryhmissä nimetyistä seuraavista askeleista useat liittyivät yhteistyön kehittämiseen sidosryhmien kanssa. Tilaajien, rehtoreiden, kasvattajien ja ruokailijoiden aktivointi yhteistyöhön koettiin keskeiseksi. Edistettäviksi asioiksi erityisesti julkisissa ruokapalveluissa ammattilaiset nimesivät ruokailuun osallistuvien ilmoittautumiskäytäntöjen kehittämisen erinäisistä haasteista huolimatta, yhteistyön lisäämisen ruokakasvatuksessa kasvattajien kanssa sekä puhumisen koulun ruokailuaikojen pidentämisen puolesta, jotta koululaisilla ruokaluun osallistuminen ja ruoan syönti ei jäisi kiinni ainakaan kiireestä.
Osallistujat kokivat henkilökunnan motivoinnin hävikin ennaltaehkäisyyn ja vähentämiseen erityisen tärkeäksi kehityskohteeksi. Keinoina mainittiin muun muassa ravintolahenkilökunnan sitouttaminen hävikin mittaamiseen tulosten kautta ja tiimipalavereissa kehityksen säännöllinen läpikäyminen. Ryhmissä käytiin myös keskustelua tietynlaisesta jämäkkyydestä henkilökuntaa ja asiakkaita kohtaan. Voisiko asiakkaita ja henkilökunnan valistaa painokkaammin siitä, että tavoite on todelle se, että ruokailun lopuksi ruokaa ei kuulu jäädä yli?
Tärkeänä seuraavana askeleina osallistujat näkivät hävikin, menekin ja asiakasmäärän seurannan kehittämisen sekä uudet työkalut datan keräämiseen ja hyödyntämiseen. Kehityskohteina pidettiin muun muassa siirtymistä sähköiseen menekin seurantaan, kaiken datan saattamista yhteen järjestelmään sekä seurannan automatisointia siten, että suurempi osa manuaalisesta työstä, kuten asiakasmäärän syöttämisestä järjestelmään, siirtyy automaattiseksi. Myös erilaisia digitaalisia- ja tekoälypohjaisia sovelluksia datan hyödyntämiseen toivottiin.
Omien prosessien kehittäminen liittyi esimerkiksi organisaation yhteisen hävikinvähentämistoimintamallin luomiseen ja menekkitietojen järjestelmällisempään hyödyntämiseen ruokalistasuunnittelussa. Ruokalistamuutoksiin liittyvinä kehityskohteina mainittiin ruokalistan modernisointi sekä ruoan laadun jatkuva parantaminen. Ryhmissä keskusteltiin ruokalistan ainesosien yksinkertaistamisesta siten, että samoille raaka-aineille on käyttöä useammassa ruokalistan ruokalajissa.
Kiitämme lämpimästi kaikkia työpajaan osallistuneita!
Voit ladata työpajan slidet täältä: vauhtia-ravintoloiden-ruokahavikin-vahentamiseen-tyopaja-diat